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Dictée vocale sur chantier : ce que la transcription rate
Une note vocale dictée en sortant du rendez-vous remplace la retape du soir — à condition de savoir sur quoi la reconnaissance trébuche, et ce que la note devient une fois envoyée. Relire trois jours plus tard une tâche qui nomme un fournisseur inexistant coûte plus cher que la minute passée à dicter.
DesignPilot construit cette dictée sur le même socle que l’agent qui lit vos emails fournisseurs : de l’IA qui agit sur vos données, pas qui les invente. Le protocole qui suit tient en deux temps — ce que la transcription comprend mal, et ce que la note écrite déclenche réellement dans le tableau de bord.
Un vocabulaire pensé pour tomber juste, pas pour tout comprendre
Sans aide, une reconnaissance vocale confond régulièrement des mots que seul un métier connaît : « devis » devient « débit », « Roche-Bobois » devient « Roche-Beaupois », « Casamance » devient « Casa Mance » — les confusions les plus courantes entre un vocabulaire généraliste et le vôtre.
DesignPilot corrige le tir en amont. Chaque dictée part accompagnée d’un dictionnaire métier : un socle fixe (devis, bon de commande, acompte, relance, compte-rendu, chantier, livraison, facture, fournisseur…), une liste de fournisseurs déco français courants — Roche-Bobois, Ligne Roset, Casamance, Pierre Frey, Nobilis, Élitis, Kartell, Fermob, Cassina, Farrow & Ball — et du vocabulaire matière : voilage, papier peint, luminaire, suspension, carrelage, parquet, fauteuil, table basse.
Ce dictionnaire est plafonné, et il faut le dire franchement. Au socle fixe s’ajoutent au maximum une trentaine de noms tirés de votre base — les noms de projets d’abord, les fournisseurs ensuite, parce que la fenêtre laissée au dictionnaire est courte. Un studio qui a enregistré quarante fournisseurs n’a donc pas tous ses fournisseurs dans l’indice : passé la trentaine de noms, les suivants de la liste en sortent, et peuvent revenir mal orthographiés. Le tri ne tient aucun compte de ceux que vous citez le plus — seuls les projets passent avant les fournisseurs.
224 tokens : c’est le plafond du paramètre qui transporte le dictionnaire jusqu’au modèle de transcription, et la documentation d’OpenAI précise qu’au-delà, seuls les derniers termes sont retenus — les précédents sont ignorés en silence. Même mécanisme le reste du temps : le dictionnaire oriente l’orthographe, il n’écrase jamais ce que le modèle croit avoir entendu.
Le second filet : comparer au lieu de deviner
Le dictionnaire agit avant la transcription. Un second filet agit après : la liste des projets et fournisseurs réellement présents dans la base du studio est passée au modèle, avec la consigne de rapprocher ce qu’il a transcrit de ce qui existe. Quand un nom mal reconnu ressemble à une entité connue, c’est le nom exact de la base qui est écrit, pas ce qu’a entendu le micro.
L’exemple codé en dur dans le prompt du système illustre la logique : la transcription dit « Arihara », et il existe un projet nommé « Hôtel Riviera » — c’est « Hôtel Riviera » qui s’écrit dans la note. Le dictionnaire réduit les erreurs à la source, ce second filet rattrape celles qui restent, à condition que le nom existe déjà dans votre base.
Sept catégories, sept destins pour la même phrase
Une fois transcrite, la note est d’abord classée : compte rendu de visite, tâche, compte rendu d’appel, mise à jour fournisseur, problème urgent, confirmation de livraison — ou « mixte » quand plusieurs sujets se mélangent dans la même dictée.
La catégorie décide de tout le reste. Une tâche dictée devient un todo, un appel résumé une entrée de journal « Appel » — plus un todo si une action en découle. Côté fournisseur, la mise à jour modifie la commande concernée : statut, date de livraison ou numéro de suivi, selon ce qui a été dit. Une livraison confirmée bascule la commande en « Livré » à la date du jour, un problème urgent ouvre un todo en priorité urgent. Seule la note mixte est découpée sujet par sujet, chaque partie traitée séparément — pas de fourre-tout.
Ce qu’une note de visite ne remplace pas
Dicter ses observations sur un chantier ne produit pas un compte rendu de chantier. Ça crée une entrée de journal de type « Visite » avec un résumé structuré, plus les tâches mentionnées au passage. Le prompt qui traite cette catégorie le précise noir sur blanc : pas de document de compte-rendu généré depuis une dictée.
Un compte-rendu engage vis-à-vis du client ; il ne se génère pas depuis une note prise entre deux portes, sans relecture. L’article rédiger un compte rendu de chantier depuis le mobile couvre l’autre versant : le document formel, structuré, pensé pour tenir hors ligne pendant la visite. Les deux se complètent — la dictée alimente le brouillon mental, le compte-rendu reste un document qu’on rédige.
La pastille qui dit d’où vient chaque ligne
Tout ce qui sort d’une note dictée porte la pastille « Vocal » dans le tableau de bord — sur la tâche comme sur l’entrée de journal. Les tâches créées par l’agent qui lit vos emails portent une pastille différente. D’un coup d’œil, vous distinguez ce que vous avez dicté de ce qu’une automatisation a écrit à votre place.
Chaque note envoyée déclenche aussi une confirmation lisible : « Note traitée : Tâches, 2 tâches » ou « Note traitée : Fournisseur, 1 commande ». Vous savez ce qui a été créé sans rouvrir l’écran. Si le traitement échoue, la note reste visible avec son erreur et un bouton pour relancer.
Le geste : un bouton, une limite, un rattachement
Le micro est un bouton flottant, présent sur toutes les pages, en bas à droite. Un appui démarre l’enregistrement, un second l’arrête ; la durée s’affiche pendant que ça tourne.
Le rattachement au projet n’est jamais deviné : si vous enregistrez depuis la page d’un projet, l’identifiant est lu dans l’URL et la note s’accroche à ce projet. Enregistrée ailleurs — dans la voiture, sur le trottoir, avant d’ouvrir la fiche — la note n’est rattachée à rien de particulier.
L’enregistrement s’arrête tout seul à 5 minutes, avec le message « Durée maximale atteinte (5 min) — envoi en cours. » Une note vocale est une dictée courte, pas l’enregistrement d’une réunion : au-delà, l’audio gonfle, la transcription ralentit et le modèle perd le fil. À l’autre bout de l’échelle, un enregistrement quasi vide — quelques centaines d’octets, le micro coupé trop tôt — est refusé plutôt qu’envoyé.
Hors réseau, la note attend — elle ne se perd pas
Un sous-sol, un immeuble ancien, un parking souterrain : sans réseau, l’audio part dans une file locale sur le téléphone, avec le message « Hors ligne — note sauvegardée, sera envoyée automatiquement. » Une pastille à côté du bouton micro compte les notes en attente ; on peut ouvrir la liste, supprimer une note qui ne vaut plus la peine, ou forcer le renvoi d’un bouton « Renvoyer maintenant ».
Une condition, et elle compte : l’application doit déjà être ouverte. Lancée à froid sans réseau, elle ne charge pas — le même geste vaut ici que pour le compte rendu, ouvrez l’écran devant l’immeuble avant de descendre. Le renvoi, lui, se déclenche au retour du réseau, et aussi au retour de l’application au premier plan — ce second déclencheur existe parce que les iPhone ne prennent pas en charge la synchronisation en arrière-plan. Même principe si la session a expiré pendant la journée : la note est mise en file plutôt que perdue, et repart après reconnexion.
Français ou russe, la sortie reste en français
La langue n’est pas figée côté transcription : une designer du studio pilote parle russe, et la sortie est normalisée en français. Une note dictée en russe ressort en français dans le tableau de bord, au même titre qu’une note dictée en français.
Ce que ça ne fait pas
Rien dans l’outil ne traite le bruit ambiant : dictez dans la cage d’escalier ou dans la voiture, pas devant la scie qui tourne. La transcription ne rattrape pas un chantier bruyant, quel que soit le dictionnaire chargé derrière.
La dictée ne valide aucun devis, ne répond à aucun fournisseur, ne décide rien à votre place. Elle transcrit, classe, et écrit dans les bons endroits du tableau de bord — le jugement reste entre vos mains, comme pour les autres briques d’IA opérationnelle de DesignPilot.
Enregistrez depuis la fiche du projet quand vous le pouvez — le rattachement automatique vous évite un classement a posteriori. Et vérifiez le nom du fournisseur avant de valider : le dictionnaire réduit les erreurs, il ne les efface pas toutes.
La bêta est ouverte et gratuite : le code d’accès est déjà dans le lien, il ne reste que le nom de votre studio et votre email. Nous vous prévenons 30 jours avant la fin de la bêta ; les studios inscrits pendant la bêta gardent le tarif de 79 €/mois par studio. Vos données restent hébergées dans l’Union européenne, dans l’espace RGPD : les transferts hors UE sont encadrés par des clauses contractuelles types.