Guide
Partager des documents client en architecture d’intérieur
Un PDF envoyé par mail existe quelque part pour toujours. Un lien WeTransfer, lui, meurt un jour sans prévenir personne. Entre les deux, la plupart des studios de décoration partagent leurs documents au hasard : la pièce jointe qui s’enterre dans un fil interminable, le dossier Drive resté ouvert six mois après la fin du chantier, le lien qui répond « page introuvable » le jour précis où le client le rouvre pour retrouver un plan. Le portail client pour architecte d’intérieur pose une question différente à chaque document : combien de temps doit-il rester ouvrable, et qui décide de fermer l’accès quand le moment arrive.
Savoir ce que ce lien doit montrer ou cacher à tel client, c’est un autre sujet — le guide sur le portail client en décoration le traite en détail. Ici, la question est mécanique : par quel canal un fichier arrive, combien de temps il tient, et ce qu’il emporte avec lui sans qu’on y pense.
Le compte à rebours que personne ne choisit
Un document partagé a une durée de vie. Personne ne la fixe consciemment : WeTransfer expire le lien selon ses propres règles, sans que le studio choisisse la date. Une pièce jointe Gmail, à l’inverse, ne meurt jamais — elle reste accessible depuis le compte du client aussi longtemps que le message existe, y compris après la fin du chantier, y compris si le devis qu’elle contient a déjà été remplacé deux fois depuis. Un dossier Drive partagé suit le même chemin : personne ne pense à le refermer une fois la dernière facture payée.
Sur le terrain, le résultat prend toujours la même forme. Le client rouvre un vieux lien et tombe sur une page morte, un mardi soir, en cherchant une photo de son carrelage. Il commente une version du plan déjà remplacée, parce que rien ne lui a dit laquelle regarder. Le fichier existe, quelque part, au fond d’un fil de mail vieux de huit mois — plus personne ne sait lequel.
Trois jours, 25 Mo, et une recommandation que personne ne cite
Les chiffres qui circulent sur WeTransfer sont périmés. Les fiches d’outils encore en tête des résultats parlent de 2 Go et de sept jours ; le centre d’aide de l’éditeur annonce aujourd’hui, pour les offres Free et Starter, que les envois restent en ligne trois jours au maximum (centre d’aide WeTransfer, consulté le 19 août 2026). Le client qui rouvre le lien le lundi suivant tombe sur une page morte, et personne n’a rien fait de travers.
À l’autre bout, la pièce jointe bute sur un plafond. Gmail limite un message à 25 Mo et bascule automatiquement le fichier en lien Drive au-delà (aide Gmail) ; Outlook.com applique la même limite de 25 Mo (aide Microsoft). Un rendu ou une planche en haute définition la dépasse sans effort, ce qui ramène au lien externe — et au compte à rebours.
La CNIL a écrit noir sur blanc ce qu’il faut vérifier avant de confier des documents à ce genre de service. Sa fiche « Sécuriser les échanges avec l’extérieur » (mise à jour le 14 mars 2024) recommande, pour un serveur de dépôt de fichiers temporaires, de « paramétrer une durée limitée de mise à disposition des fichiers », de « restreindre l’accès aux fichiers aux seuls destinataires dûment autorisés » et de « chiffrer les fichiers avant de les déposer sur le service si la solution utilisée ne prévoit pas cette possibilité de manière intégrée ». Un compte rendu de chantier porte le nom du client et l’adresse de son domicile : la recommandation vous concerne.
Un lien par projet, sans compte ni mot de passe
Dans DesignPilot, vous générez le lien portail depuis l’espace du studio, projet par projet — pas un dossier partagé générique, un accès propre à chaque chantier. Le jeton qui compose l’adresse est tiré de 32 octets aléatoires : rien à deviner, rien à retrouver en tâtonnant sur une URL voisine. Le client, lui, n’a ni compte à créer ni mot de passe à retenir : il ouvre le lien, et c’est tout.
Par défaut, ce lien tient 30 jours. L’interface le dit sans détour au moment de le générer : « lecture seule, valide 30 jours ». Il est copié dans le presse-papier dès sa création, prêt à coller dans un message. Rien n’empêche d’en garder plusieurs actifs sur un même projet — un studio qui change de contact chez le client, par exemple — et l’espace les liste du plus récent au plus ancien, pour qu’on sache toujours lequel envoyer. Ce même lien donne aussi accès aux commandes engagées et aux devis en attente de sa validation, qu’il accepte ou refuse d’un geste — terrain déjà couvert par le guide cité plus haut.
Deux façons de couper l’accès, et elles ne se ressemblent pas
Un lien qui expire et un lien révoqué ne racontent pas la même histoire au client. Passé les 30 jours, la page répond « Ce lien a expiré » — le client sait qu’il a existé, qu’il est arrivé au bout de sa durée. Si vous coupez l’accès à la main, avant l’échéance, le message change : « Lien invalide ou expiré », comme si le lien n’avait jamais existé. Deux mécaniques pour fermer un même accès, deux façons de le dire.
La génération du lien vérifie aussi une chose qu’on ne voit jamais : que le projet appartient bien au studio qui demande le jeton. Un membre d’équipe ne peut pas, volontairement ou par erreur, fabriquer un accès vers le projet d’un autre studio — l’appartenance est revérifiée avant l’émission. Et pour que le lien reste un canal de lecture tranquille plutôt qu’une porte grande ouverte, le portail limite le débit : 60 lectures par minute et par adresse IP, 10 validations de devis par minute. De quoi encaisser un client qui recharge la page plusieurs fois, pas une tentative d’exploration automatisée.
Aucun fichier n’a d’adresse qui dure
Les photos de chantier, les photos produit, le PDF du dernier compte-rendu : aucun de ces fichiers n’a d’adresse publique permanente. Chacun reçoit une URL signée, valable une heure, fabriquée au moment précis où le client ouvre la page du portail. Les chemins de stockage bruts, eux, ne sortent jamais du serveur.
Ça a une conséquence concrète, et elle surprend la première fois : une image copiée depuis le portail et recollée dans un mail au client ne s’affichera plus le lendemain. Le lien pointait vers une adresse valable une heure, pas vers le fichier lui-même. Le réflexe à prendre est simple : pour un document qui doit rester consultable dans la durée, vous renvoyez vers le lien du portail. L’image extraite, elle, aura expiré.
L’exception assumée : le devis, signé pour un an
Une adresse échappe à la règle de l’heure : le PDF du devis. Il est signé pour un an entier, dès le téléversement — parce qu’un devis doit rester ouvrable depuis un mail longtemps après l’envoi, y compris quand le client le retrouve six mois plus tard pour le comparer à la facture finale.
La limite se dit tout aussi franchement : passé ce délai, l’adresse signée expire comme n’importe quelle autre, et il faut re-téléverser le devis pour lui donner une nouvelle URL valable un an de plus. Le compromis est assumé : un lien qui dure, contre un fichier qui ne circule jamais en clair sur un stockage public.
La photo annotée part fusionnée
Quand vous annotez une photo de chantier — une flèche vers une prise mal alignée, une note sur un délai — cette annotation ne reste pas une couche à part. La version envoyée au client est aplatie : les flèches et le texte se fusionnent directement dans l’image. Ce qu’il voit à l’écran, sur le portail, correspond exactement au PDF qu’il reçoit par ailleurs : mêmes flèches, même texte, des deux côtés.
Ce qu’un document emporte sans qu’on le voie
Un fichier qui circule transporte plus que ce qu’il montre à l’œil nu. Sur une fiche produit, DesignPilot retire un élément précis avant l’envoi au client : le lien de sourcing, celui qui mène au fournisseur. La raison est commerciale, pas technique — un client qui met la main sur l’adresse du fournisseur peut commander en direct, en contournant le studio qui a fait le travail de sélection.
Personne ne pense spontanément à ce qu’un PDF ou une capture d’écran laisse filer en plus de son contenu visible — un lien caché dans une fiche, une adresse qu’un clic malheureux révèle. Le retrait se fait côté serveur, sur chaque commande, avant que la donnée ne parte : aucun réglage à cocher, aucune vigilance à tenir au moment d’envoyer le lien.
Un seul compte-rendu accessible : le dernier
Le portail ne donne accès qu’à un compte-rendu de chantier : le plus récent. Les dates des réunions passées restent visibles sur la frise, dans la vue mobile du portail, mais les PDF des comptes-rendus antérieurs n’y figurent nulle part. S’il en faut un ancien, vous l’envoyez à la main.
Donner accès à l’historique entier transformerait le portail en archive à consulter, et rouvrirait la question de savoir laquelle des dix dernières versions fait foi — DesignPilot tranche en amont en n’exposant que la dernière. Le modèle de compte-rendu de chantier en PDF que vous envoyez chaque semaine est justement ce document-là : un seul, à jour, daté.
Le compte-rendu part aussi par email, en pièce jointe
Un second canal existe pour le compte-rendu : l’email. L’envoi part en pièce jointe PDF, directement dans la boîte du client, sans passer par un lien à ouvrir. Avant la vraie diffusion, un envoi de test existe : préfixé « [TEST] » dans l’objet, il part uniquement vers votre propre adresse et ne marque jamais la séance comme diffusée. Il sert à vérifier le rendu du PDF, le domaine d’envoi, et si le message atterrit en spam — avant que le client ne le voie.
Ce que DesignPilot ne fait pas
DesignPilot n’a pas d’espace de dépôt libre. Un fichier s’y rattache toujours à une commande ou à un compte-rendu : sur une commande, vous joignez le devis, le bon de commande, la facture fournisseur et la confirmation de paiement, en PDF ou en image. Un contrat signé, un plan DWG, un moodboard restent sur un autre canal — celui-là, vous continuez de le choisir vous-même.
Le prochain document que vous vous apprêtez à envoyer en pièce jointe a, quelque part, une date d’expiration que vous n’avez pas choisie. Passez-le par le lien du projet : cette date, vous la connaîtrez.
La bêta est ouverte et gratuite : le code d’accès est déjà dans le lien, il ne reste que le nom de votre studio et votre email. Nous vous prévenons 30 jours avant la fin de la bêta ; les studios inscrits pendant la bêta gardent le tarif de 79 €/mois par studio.