Méthode
Suivre ses commandes fournisseurs sans Excel
Votre tableur de commandes n’est jamais à jour. Pas par manque de rigueur — parce que le tableur ne sait pas lire vos emails.
Un avis d’expédition arrive chez Toulemonde Bochart un mardi à 17 h. Vous êtes sur un chantier. Le mail attend dans votre boîte, la colonne du tableau reste vide, et trois jours plus tard vous relancez le fournisseur pour une commande déjà partie. Ce décalage entre le tableur et la réalité, vous le payez chaque semaine.
Pourquoi le tableur finit toujours par dérailler
Le tableur est un outil général : il stocke, calcule, affiche. Ce qu’il ne fait pas, c’est se mettre à jour tout seul, vous prévenir d’un retard, ou s’utiliser d’une main sur un chantier poussiéreux.
Le statut est toujours en retard sur la réalité
Pour qu’une commande passe de « Commandé » à « Expédié », il faut que quelqu’un ouvre l’email du transporteur, retrouve la ligne dans le bon onglet, et corrige la cellule. Ce quelqu’un, c’est vous — entre deux réunions, le soir, ou pas du tout. Le tableur ne reflète pas l’état réel de vos commandes ; il reflète le dernier moment où vous avez eu le temps de le remplir.
Plusieurs projets, plusieurs onglets, aucune vue d’ensemble
La commande des appliques est dans l’onglet du projet B. La livraison des carreaux, dans celui du projet D. Quand un client vous demande où en est sa cuisine, vous ouvrez le bon onglet. Mais quand vous cherchez ce qui arrive cette semaine sur tous vos chantiers, vous faites une consolidation manuelle que personne ne refera deux fois.
La première cause de dérapage de planning en décoration, ce sont les retards fournisseurs. Le tableur ne vous prévient de rien.
Les versions divergent
Qui a le fichier à jour ? Vous, sur le Drive ? Votre collaboratrice, sur son poste ? La copie partagée par email la semaine dernière ? Les conflits de version, les formules cassées par une insertion de ligne, les colonnes qui débordent : chaque accroc coûte cinq minutes. Ensemble, ils coûtent la confiance dans le document.
Inutilisable sur le chantier
Défiler entre quinze colonnes sur un écran de six pouces, dans le bruit, entre deux points de réunion : en pratique, vous notez sur un carnet et vous ressaisissez le soir. Vous faites le travail deux fois.
Ce qu’un vrai suivi métier change
Un outil conçu pour ce problème suit le pipeline à votre place, là où les informations arrivent déjà : dans votre messagerie.
Un pipeline de statuts qui correspond au métier
Entre le moment où vous repérez une référence et le jour où elle est posée, il y a dix étapes : À commander → Devis demandé → Devis reçu → En validation client → Validé → Commandé → En production → Expédié → Livré → Installé. Dans un tableur, elles tiennent dans une colonne « Statut » que vous remplissez à la main. Dans un outil métier, chaque commande avance le long de ce pipeline — et les transitions qui arrivent par email sont détectées sans que vous ouvriez votre boîte.
C’est l’angle de DesignPilot : l’agent IA lit les emails fournisseurs et met à jour deux transitions seul — « Devis reçu » et « Expédié ». Il ne valide pas un devis, ne confirme pas une commande, ne décide rien à votre place ; il retire ces deux tris de votre liste du matin. Le reste — valider un devis, confirmer une commande, marquer une pièce installée — se fait en deux clics. Voir comment fonctionne l’agent IA.
Vu par projet, vu sur tout le portfolio
Les commandes s’affichent par projet — pour savoir où en sont les luminaires Vibia d’un appartement haussmannien — et en vue portfolio : toutes les commandes actives ensemble, filtrables par statut, par fournisseur, par date de livraison attendue. Les retards ressortent au premier regard, sans éplucher cinq onglets.
Consultable sur le chantier
Vérifier qu’une commande est bien expédiée avant de confirmer un rendez-vous de pose, retrouver un délai en pleine réunion client : tout se consulte depuis le téléphone. DesignPilot est pensé pour le mobile, pas adapté après coup.
Ce que ça ne remplace pas
DesignPilot suit les commandes fournisseurs, lit les emails et centralise les comptes-rendus de chantier. Ce n’est pas un outil de devis, de facturation ni de comptabilité : si votre sujet du moment est la facturation client, c’est un autre logiciel qu’il vous faut.
Le compte rendu de chantier en déco couvre l’autre endroit où les retards fournisseurs coûtent cher : la section « commandes en attente » du CR, qui liste ce qui conditionne la suite. Et pour voir le suivi à l’œuvre dans le produit, la page suivi des commandes fournisseurs pour architecte d’intérieur détaille le pipeline et les vues.
DesignPilot est en bêta privée, gratuite, sur invitation. L’abonnement passera à 79 €/mois par studio à la sortie de bêta — les premiers studios gardent ce tarif. Vos données restent hébergées en France (Paris), dans l’espace RGPD — aucun transfert hors UE.