Méthode
Organiser plusieurs projets clients en décoration d’intérieur
Quand vous menez plusieurs chantiers à la fois, une commande peut se ranger de quatre façons : par projet, par pièce, par lot, par fournisseur. Une seule peut servir de tiroir principal, et c’est le projet. La pièce et le lot découpent l’intérieur d’un projet ; le fournisseur est un filtre qu’on pose par-dessus. Un logiciel de gestion pour architecte d’intérieur doit trancher cette hiérarchie avant la première commande enregistrée, et un tableur aussi.
Le classement par fournisseur tient tant qu’un seul chantier est en cours. Il cède dès qu’une même marque livre deux de vos clients en même temps.
Le tiroir qui imite votre boîte mail
Un fournisseur envoie une facture, un devis, un avis d’expédition — toujours depuis la même adresse, toujours à son propre nom. Classer par fournisseur revient à ranger le courrier comme il arrive : rien à recopier, la boîte mail fait déjà le tri. Les modèles de suivi fournisseurs qui circulent en ligne entretiennent l’habitude. Conçus pour un service achats, ils promettent une « vue à 360° » par fournisseur — qualité, délais, volumes — pour qu’un comité compare les partenaires d’une entreprise entière.
Ce classement sert un acheteur qui arbitre entre des dizaines de fournisseurs. Sur six chantiers, vous n’avez rien à arbitrer entre les vôtres. Vos clients attendent une réponse chacun, et aucun comité achats ne vous réclame de bilan trimestriel.
Où le tiroir fournisseur cède
Prenez une marque de luminaires qui livre trois de vos chantiers en même temps. Elle n’a qu’une fiche, avec toutes ces commandes dessous, et rien n’y distingue la cuisine d’un chantier du salon d’un autre, sauf à rouvrir chaque ligne une par une.
Votre client suit l’avancement de sa cuisine ; le nom de la marque n’apparaît dans aucune de ses questions. Le budget se négocie et se suit chantier par chantier. Le lien de portail que vous lui envoyez ouvre un projet précis. Et fermer un projet doit faire taire ses alertes : chez DesignPilot, un projet au statut « Clôturé » n’en déclenche plus, tandis qu’un projet « Livré » continue — un reliquat qui arrive en retard après la fin du chantier reste un retard à traiter. Un dossier fournisseur ignore cette nuance, puisqu’un fournisseur n’a pas de statut de chantier.
Un email de fournisseur, enfin, vous dit qui écrit. Le client concerné, il faut le déduire : la même adresse écrit pour tous vos chantiers en cours.
Ce que le projet doit porter
Le projet est le seul niveau qui porte tout ce qui compte pour la suite : le client, le budget, l’accès au portail, le statut du chantier. Chez DesignPilot, un projet suit quatre statuts : Prospect, En cours, Livré, Clôturé. Livré et Clôturé rejoignent tous deux la section archivée de la liste des projets. Rangés au même endroit, ils ne sont pas alertés de la même façon : Clôturé coupe les alertes de retard, Livré les garde.
Chaque projet a un responsable principal et peut s’ouvrir à des collaborateurs, qui y modifient tout au même titre que lui. La demande est venue d’une designeuse qui travaille en binôme sur certains chantiers. Seuls le responsable et le propriétaire du studio distribuent l’accès : un collaborateur invité ne peut pas en inviter un autre.
La pièce, découpée pour le client
À l’intérieur d’un projet, la pièce découpe les commandes pour celui qui doit s’y retrouver d’un coup d’œil : votre client. Le champ reste du texte libre, avec des suggestions — les pièces d’un logement français, plus celles que vous avez déjà utilisées sur le projet. Le regroupement ignore la casse : « Salon » et « salon » finissent ensemble. Une commande sans pièce rejoint un groupe « Sans pièce », affiché en dernier. La fiche produit en PDF que vous téléchargez pour votre client suit ce découpage, pièce par pièce.
Le lot, porté par les sections du compte-rendu
DesignPilot n’a pas de table « lot » dans sa base : le compte-rendu de chantier joue ce rôle. Ses sections, que vous nommez vous-même — Électricité, Gros œuvre, Menuiserie —, regroupent les points de réunion comme le ferait un lot. Pour envoyer à l’électricien ce qui le concerne et rien d’autre, un export partiel suffit : par sections cochées ou par intervenant, il produit un PDF à part, et le compte-rendu intégral de la réunion reste la référence. Le modèle de compte-rendu de chantier détaille ce document rubrique par rubrique.
Les listes, votre propre rangement
Troisième découpe, pour vous seul : des listes de tâches libres, propres à chaque projet. Elles viennent d’un vrai tableau Trello, montré par une designeuse qui utilise DesignPilot, avec une colonne par thème : Plans, 3ds, Chambres, Matériaux. Une liste range un sujet ; les phases du planning, à côté, découpent le temps. Une tâche sans liste — celle que vous avez notée vite, ou celle que l’agent vient de créer après un email — atterrit dans un panier « Sans liste », où elle reste visible jusqu’à ce que vous la rangiez.
Le filtre fournisseur, à l’intérieur d’un projet
Dans la base, chaque commande appartient à un projet et un seul : le champ ne peut pas rester vide. Le fournisseur, lui, est facultatif, et un filtre « Sans fournisseur » existe pour les commandes qui n’en ont pas encore. Dans la liste des commandes d’un chantier, vous filtrez par fournisseur, statut, type ou pièce, et chaque filtre ne propose que les valeurs présentes dans ce chantier. Ces filtres s’arrêtent aux limites du projet. Au-dessus, l’écran d’accueil rassemble les retards et les livraisons de la semaine de tout le studio, sans les grouper par fournisseur : le tableau de bord des commandes du matin détaille cette lecture transversale.
L’agent qui lit votre boîte mail applique la même hiérarchie. Pour rattacher un email entrant à une commande, il essaie dans l’ordre : la référence de commande trouvée dans le message — si elle correspond à une seule ligne, la mise à jour se fait directement ; puis le fournisseur, reconnu à l’adresse ou au domaine de l’expéditeur ; puis un rapprochement approximatif sur la description, restreint à ce fournisseur. En dernier recours, quand seul le fournisseur est reconnu, il ressort ses commandes en attente comme pistes de confiance basse. L’agent n’en retient une que si le contenu du mail la confirme ; sinon, sa consigne est de vous créer une tâche au lieu de modifier une commande au hasard. Le nom du fournisseur ne suffit pas à désigner le chantier.
Une habitude en découle, et elle vaut avec ou sans logiciel : donnez à chaque commande une référence qui lui est propre, notez-la à l’enregistrement et faites-la figurer sur le bon envoyé au fournisseur. Quand sa réponse la recopie (« réf. : … », « commande n° … »), l’email se rattache à une seule ligne, donc à un seul chantier. Le nom du client, lui, ne sert à rien ici : le rapprochement direct se fait uniquement sur la référence.
Ce que DesignPilot ne fait pas
Aucun écran ne liste aujourd’hui toutes vos commandes chez un même fournisseur, tous projets confondus. La page des fournisseurs recense vos contacts, sans y rattacher vos achats, et la question « qu’est-ce que j’ai en cours chez ce fournisseur, sur tous mes chantiers ? » demande d’ouvrir chaque projet.
Il n’existe pas non plus d’entité « lot » : les sections du compte-rendu en tiennent lieu, sans porter ce nom dans l’interface. Et une tâche créée par l’agent ne se range jamais seule dans une de vos listes ; elle attend dans « Sans liste » que vous la classiez.
La bêta est ouverte et gratuite : le code d’accès est déjà dans le lien, il ne reste que le nom de votre studio et votre email. Nous vous prévenons 30 jours avant la fin de la bêta ; les studios inscrits pendant la bêta gardent le tarif de 79 €/mois par studio.