Méthode
Quitter Excel pour le suivi des commandes : quoi ressaisir
Ne migrez pas votre historique : ressaisissez uniquement les lignes encore vivantes des projets en cours, et laissez les projets terminés dans l’ancien fichier, figé. DesignPilot n’importe ni Excel ni CSV ; chaque commande se saisit à la main. Pas d’import, donc un tri, et autant le faire avant la première saisie. Le logiciel de gestion pour architecte d’intérieur couvre aussi les chantiers et le portail client ; ici, seul le suivi de commandes déménage.
Les raisons de quitter le tableur ont leur propre texte : suivre ses commandes fournisseurs sans Excel. Ici, la décision est prise. Reste la méthode.
Trois tas pour trier le fichier
Ouvrez votre fichier et répartissez chaque ligne dans l’un de trois tas.
Le premier tas, c’est tout ce qui appartient à un projet terminé. Aucune livraison à surveiller, aucun statut à faire avancer : ces lignes restent dehors. Gardez le fichier tel quel, enregistrez-le sous un nom qui dit qu’il est clos, et ne le rouvrez que pour retrouver une référence ou une facture.
Le deuxième tas, ce sont les lignes vivantes des projets en cours : tout ce qui n’est pas encore livré. Chacune doit entrer dans l’application, sans exception. L’agent email met à jour des lignes qui existent, il n’en crée aucune. Un avis d’expédition qui concerne une ligne restée dans le tableur ne fera donc avancer aucune commande ; au mieux, il devient une tâche à traiter à la main.
Le troisième tas est celui qu’on oublie, et il compte pour le budget. La barre de budget d’un projet additionne le prix total de toutes ses commandes, quel que soit leur statut. Si vous ne saisissez que les lignes à venir d’un projet en cours, elle sous-estime ce qui est déjà dépensé. Deux issues : ressaisir aussi les lignes déjà livrées de ce projet (une description, un prix, le statut « Livré », elles ne déclencheront aucune alerte), ou ne fixer aucun budget sur ce projet. C’est la seule entorse à la règle « uniquement ce qui est vivant ».
L’ordre de saisie : fournisseurs, projets, lignes
Commencez par la page Fournisseurs : nom, catégorie, contact, email, téléphone, site web, notes. Le formulaire de commande ne crée pas de fournisseur à la volée, il propose ceux de la liste. Une ligne saisie avant son fournisseur reste orpheline tant que vous ne l’avez pas rattachée.
Créez ensuite chaque projet en cours, avec son budget si vous en suivez un (voir le troisième tas). Saisissez enfin les lignes, projet par projet, depuis le formulaire « Nouvelle commande ».
Colonne par colonne, ce que devient votre fichier
Dans ce formulaire, un seul champ est obligatoire : la description. L’application refuse la ligne sans elle (« La description est requise »). Tout le reste se complète, ou se laisse vide pour y revenir.
- La colonne « Désignation » devient la description, et la colonne « Pièce » le champ du même nom.
- La colonne « Fournisseur » se choisit dans la liste que vous venez de créer.
- Votre numéro de commande ou la référence catalogue va dans le champ référence. Quand un email fournisseur cite cette référence, l’agent s’en sert d’abord pour retrouver la ligne.
- Le prix tient dans un seul champ (« Prix (€) » à la création, « Prix total (€) » dans la fiche de la commande), un montant unique sans distinction entre HT et TTC. Choisissez une convention et gardez-la sur tous les projets.
- La quantité n’a pas de champ dans ce formulaire, et la base enregistre 1 par défaut. Une ligne « 6 appliques » se saisit donc avec le prix total des six, et la quantité s’écrit dans la description.
Chaque ligne peut aussi porter ses pièces jointes : devis fournisseur, bon de commande, facture fournisseur, confirmation de paiement, en PDF ou en image. Joignez-les à la saisie, pendant que vous avez le dossier sous la main. Le lien produit, les photos, les dimensions, le matériau ou la finition et la couleur ont leurs champs ; ce que vous aviez glissé dans une colonne « Remarques » y trouve sa place.
Les statuts à traduire
Votre colonne « Statut » demande une traduction avant la saisie. DesignPilot suit dix étapes, de À commander à Installé : À commander, Devis demandé, Devis reçu, En validation, Validé, Commandé, En production, Expédié, Livré, Installé. S’y ajoute Refusé, pour ce qui a été écarté en route.
Les mots de votre fichier sont rarement aussi précis. « En cours » recouvre à lui seul trois situations : la commande vient de partir chez le fournisseur, elle est en fabrication, elle est sur la route. Pour chaque ligne marquée ainsi, ouvrez le dernier email du fournisseur et choisissez Commandé, En production ou Expédié. Comptez-y du temps : c’est aussi là que vous trouvez les commandes que le fichier donnait « en cours » alors qu’elles sont livrées.
La date qui fait marcher les alertes
Une ligne ressaisie sans « Livraison prévue » ne sera jamais signalée en retard. Chaque matin, un contrôle compare cette date au jour même. Dès le lendemain de la date prévue, la personne assignée au projet (à défaut, les propriétaires du studio) reçoit un email et une notification, si les notifications sont activées, puis un rappel au plus une fois par semaine tant que la commande n’est pas livrée. Les lignes Livré ou Installé, et celles d’un projet Clôturé, sont écartées.
Dans votre fichier, cette date n’a souvent pas de colonne propre. Cherchez du côté de la date d’acompte : dans la fiche de la commande, « Paiement confirmé » associé à « Délai fournisseur (semaines) » calcule la livraison prévue tout seul, et l’écran l’affiche sous la forme « Calculé : paiement du … + N sem. ». Une date calculée à partir du paiement se vérifie ; une date devinée, non.
Pendant la saisie, repérez les lignes pour lesquelles vous n’avez ni date de livraison ni date de paiement : ce sont celles qu’il faut relancer à la main chez le fournisseur. Ce qui se passe ensuite, quand une date est dépassée, est détaillé dans détecter un retard de livraison avant le client.
Cinq colonnes sans destination
La TVA, l’échéancier des acomptes, la marge et le coefficient, la commission, les remises négociées n’ont pas de champ dans DesignPilot. Du paiement, l’application ne garde que la date de paiement confirmé et son justificatif, pas le montant déjà versé. Et elle ne crée ni devis, ni facture, ni écriture comptable.
Gardez ces colonnes dans votre logiciel de comptabilité, ou dans un tableur de marge à usage interne. Notez aussi que les commandes ne s’exportent vers aucun tableur : la sortie disponible est la fiche produit en PDF, en version client ou en version interne.
Le jour J : gelez le fichier
Ne gardez pas les deux outils en parallèle. Deux sources de vérité, c’est la défaillance que vous quittez : une date corrigée dans l’un, oubliée dans l’autre, et vous ne savez plus lequel croire.
Appliquez donc la règle projet par projet. Le jour où les lignes vivantes d’un projet sont ressaisies, vous protégez son onglet en écriture, vous le renommez, et vous n’y touchez plus. Un projet à la fois suffit : les autres continuent dans le tableur jusqu’à leur tour, sans jamais exister aux deux endroits.
Pour les nouvelles lignes, deux chemins. Le formulaire, ou l’extension de navigateur DesignPilot Clipper : depuis la page produit d’un fournisseur, elle crée une ligne « À commander » avec la description, le prix, la référence, les dimensions, le lien et la photo du produit. Elle s’installe depuis Réglages → Web clipper, et sa politique de confidentialité dit ce qu’elle lit et envoie.
La bêta est ouverte et gratuite : le code d’accès est déjà dans le lien, il ne reste que le nom de votre studio et votre email. Nous vous prévenons 30 jours avant la fin de la bêta ; les studios inscrits pendant la bêta gardent leur tarif : 79 €/mois en Studio, 39 €/mois en Solo.